Montag, 24. August 2026 von Andreas Rischar Einwurf-Einschreiben im Arbeitsrecht
Was Arbeitgeber beim Zugang wichtiger Schreiben beachten müssen!
Kündigungen, Abmahnungen, Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement oder andere wichtige Schreiben werden im Arbeitsrecht häufig per Einwurf-Einschreiben versandt. Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass damit der Zugang beim Arbeitnehmer sicher nachgewiesen werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) entschieden, dass beim untersuchten Scan-Verfahren der Deutschen Post kein Anscheinsbeweis dafür besteht, dass ein Einwurf-Einschreiben tatsächlich in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist.
Das kann erhebliche Folgen haben. Denn im Arbeitsrecht entscheidet der nachweisbare Zugang eines Schreibens häufig über Rechte, Fristen und sogar über die Wirksamkeit einer Kündigung.
Worum ging es in dem Fall?
Der Arbeitnehmer war in den Jahren vor der Kündigung wiederholt und jeweils über längere Zeit arbeitsunfähig erkrankt. Der Arbeitgeber wollte deshalb vor Ausspruch einer krankheitsbedingten Kündigung erneut ein betriebliches Eingliederungsmanagement – kurz bEM – anbieten. Die Einladung zum bEM wurde nach Angaben des Arbeitgebers per Einwurf-Einschreiben versandt. Der Arbeitnehmer bestritt jedoch, das Schreiben erhalten zu haben. Der Arbeitgeber legte unter anderem den Einlieferungsbeleg, die Sendungsverfolgung und einen reproduzierten Auslieferungsbeleg der Deutschen Post vor. Das Problem: Für den Zugang des Schreibens war der Arbeitgeber beweispflichtig.
Wann gilt ein Schreiben als zugegangen?
Für viele arbeitsrechtlich wichtige Erklärungen kommt es nicht darauf an, wann sie abgesendet wurden. Entscheidend ist vielmehr, wann sie dem Empfänger zugehen.
Ein Schreiben gilt grundsätzlich als zugegangen, wenn es so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter normalen Umständen mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden kann. Bei einem Brief ist das regelmäßig der Fall, wenn er ordnungsgemäß in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen wurde. Bestreitet der Empfänger den Zugang, stellt sich allerdings die entscheidende Frage:
Wer kann beweisen, dass der Brief tatsächlich im Briefkasten gelandet ist?
Grundsätzlich trägt derjenige die Beweislast, der sich auf den Zugang beruft.
Warum genügte das Einwurf-Einschreiben dem Bundesarbeitsgericht nicht?
Entscheidend war das konkrete Zustellverfahren.
Nach den Feststellungen des Landesarbeitsgerichts bestätigte der Postzusteller auf seinem Scanner zunächst sinngemäß, dass die Sendung in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt worden sei. Erst anschließend sollte das Einschreiben tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen werden. Die elektronische Bestätigung wurde also bereits erzeugt, bevor die eigentliche Zustellung vollständig abgeschlossen war.
Für das Bundesarbeitsgericht war dies entscheidend. Aus der elektronischen Bestätigung ließ sich zwar ableiten, dass der Zusteller mit der Sendung bis zum Briefkasten gelangt war. Nicht mit der für einen Anscheinsbeweis erforderlichen Sicherheit ließ sich daraus aber schließen, dass der Brief anschließend tatsächlich in den richtigen Briefkasten eingeworfen wurde. Das Bundesarbeitsgericht hielt es beispielsweise für denkbar, dass der Zusteller nach der elektronischen Bestätigung abgelenkt oder aufgehalten wird. Deshalb bestand für das untersuchte Scan-Verfahren kein Anscheinsbeweis für den tatsächlichen Zugang des Einwurf-Einschreibens.
Konnte der Postzusteller den Zugang als Zeuge bestätigen?
Auch das half dem Arbeitgeber im konkreten Fall nicht.
Der Postzusteller wurde vor dem Landesarbeitsgericht als Zeuge vernommen. Er konnte sich jedoch nicht konkret an die Zustellung erinnern. Er konnte nach den Feststellungen des Gerichts nicht einmal sicher bestätigen, dass die Unterschrift auf dem Auslieferungsbeleg von ihm stammte. Damit konnte auch durch die Zeugenaussage nicht bewiesen werden, dass das Schreiben tatsächlich in den Briefkasten des Arbeitnehmers gelangt war. Der Arbeitgeber blieb hinsichtlich des Zugangs beweisfällig.
Warum war das für die Kündigung so wichtig?
Der Fall zeigt besonders deutlich, dass ein scheinbar kleines Zustellungsproblem erhebliche arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann.
Der Arbeitgeber wollte das Arbeitsverhältnis wegen häufiger krankheitsbedingter Fehlzeiten kündigen. Bei längeren oder wiederholten Arbeitsunfähigkeitszeiten muss ein Arbeitgeber gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX grundsätzlich ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Ein fehlendes bEM führt zwar nicht automatisch dazu, dass eine krankheitsbedingte Kündigung unwirksam ist. Es hat aber erhebliche Auswirkungen auf die Darlegungslast des Arbeitgebers im Kündigungsschutzprozess. Im entschiedenen Fall musste der Arbeitgeber erneut ein bEM anbieten, weil der Arbeitnehmer nach einem früheren Angebot wieder länger als sechs Wochen arbeitsunfähig gewesen war.
Der Arbeitgeber behauptete, eine entsprechende Einladung versandt zu haben. Weil er den Zugang dieses Schreibens jedoch nicht beweisen konnte, galt das erneute bEM-Angebot als nicht nachgewiesen. Der Arbeitgeber hätte deshalb im Kündigungsschutzprozess umfassend darlegen müssen, dass auch ein ordnungsgemäßes bEM keine Möglichkeit aufgezeigt hätte, die Kündigung zu vermeiden. Das gelang ihm nicht. Die krankheitsbedingte Kündigung war deshalb unverhältnismäßig und sozial ungerechtfertigt.
Mehr zu den Voraussetzungen einer krankheitsbedingten Kündigung finden Sie in meinem Beitrag Kündigung wegen Krankheit – Was ist erlaubt?
Ist das Einwurf-Einschreiben jetzt wertlos?
Nein. Die Entscheidung bedeutet nicht, dass ein Einwurf-Einschreiben überhaupt keinen Beweiswert mehr hat oder künftig jedes damit versandte Schreiben als nicht zugegangen gilt. Das Bundesarbeitsgericht hat sich mit einem bestimmten Zustellverfahren beschäftigt und ausdrücklich für dieses Scan-Verfahren einen Anscheinsbeweis abgelehnt.
Der entscheidende Punkt lautet deshalb:
Wer den Zugang einer wichtigen Erklärung später sicher beweisen können muss, sollte sich nicht allein auf Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und elektronischen Auslieferungsbeleg verlassen. Gerade bei arbeitsrechtlichen Erklärungen können die Folgen eines fehlenden Zugangsnachweises erheblich sein.
Was sollten Arbeitgeber jetzt beachten?
Bei wichtigen arbeitsrechtlichen Schreiben sollte bereits vor dem Versand bedacht werden, wie der Zugang im Streitfall bewiesen werden kann.
Das betrifft insbesondere:
– Kündigungen,
– Abmahnungen,
– bEM-Einladungen,
– Anhörungen und Aufforderungsschreiben,
– Änderungsangebote,
– Vertragsangebote mit Fristen,
– sonstige fristgebundene Erklärungen.
Bei besonders wichtigen Schreiben kann eine Zustellung durch einen Boten sinnvoll sein. Der Bote sollte dabei nicht lediglich einen verschlossenen Umschlag überbringen. Idealerweise kennt er auch den Inhalt des Schreibens und kann später bezeugen, welches konkrete Schriftstück wann und wo übergeben oder in den Briefkasten eingeworfen wurde. Auch eine persönliche Übergabe gegen schriftliche Empfangsbestätigung kann eine sichere Möglichkeit sein. Welche Form der Zustellung sinnvoll ist, hängt von der Bedeutung des Schreibens und den Umständen des Einzelfalls ab.
Besonderes Risiko bei Kündigungen
Bei Kündigungen ist besondere Vorsicht geboten. Eine Kündigung wird grundsätzlich erst mit ihrem Zugang wirksam. Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, muss der Arbeitgeber diesen im Streitfall beweisen können. Hinzu kommt: Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss gemäß § 623 BGB schriftlich erfolgen. Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder bloß als eingescanntes Dokument genügt deshalb nicht. Ein fehlgeschlagener Zugang kann erhebliche Konsequenzen haben. Unter Umständen verschiebt sich der Beendigungstermin um Wochen oder Monate. Bei befristeten Handlungsmöglichkeiten kann der Arbeitgeber sein Kündigungsrecht sogar verlieren. Umgekehrt ist für Arbeitnehmer der Zugang der Kündigung deshalb wichtig, weil mit ihm regelmäßig die dreiwöchige Frist für die Kündigungsschutzklage beginnt.
Was bedeutet die Entscheidung für Arbeitnehmer?
Auch Arbeitnehmer sollten die Entscheidung nicht so verstehen, dass sie den Zugang eines Einwurf-Einschreibens künftig stets erfolgreich bestreiten können. Ob ein Schreiben zugegangen ist, bleibt eine Frage des jeweiligen Einzelfalls und der vorhandenen Beweismittel. Besteht Streit über den Zugang einer Kündigung, Abmahnung oder eines anderen wichtigen Schreibens, sollte daher genau geprüft werden:
– Welche Versandart wurde verwendet?
– Welche Unterlagen liegen über die Zustellung vor?
– Wie funktionierte das konkrete Zustellverfahren?
– Gibt es Zeugen?
– Wann soll das Schreiben in den Briefkasten gelangt sein?
– Gibt es andere Umstände, aus denen sich der Zugang ergibt?
Gerade bei einer Kündigung sollte wegen der kurzen Klagefrist nicht darauf vertraut werden, dass sich ein Zugang später möglicherweise bestreiten lässt.
Fazit
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist für die arbeitsrechtliche Praxis von erheblicher Bedeutung. Ein Einwurf-Einschreiben ist nicht automatisch ein sicherer Beweis dafür, dass ein Schreiben tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Beim vom Bundesarbeitsgericht untersuchten Scan-Verfahren reichten selbst Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und reproduzierter Auslieferungsbeleg nicht aus, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang zu begründen.
Für Arbeitgeber folgt daraus: Bei rechtlich wichtigen Schreiben sollte die Zustellung so organisiert werden, dass der tatsächliche Zugang im Streitfall zuverlässig bewiesen werden kann.
Insbesondere bei Kündigungen, bEM-Einladungen und anderen Erklärungen mit weitreichenden rechtlichen Folgen kann ein vermeintlich sicherer Versandweg sonst zum Prozessrisiko werden.
Hinweis
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ob und wann ein Schreiben rechtlich zugegangen ist und welche Folgen ein fehlender Zugangsnachweis hat, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab.